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Outlook Plugin

Bevor Sie beginnen​

Bevor Sie das Qiata Outlook Plugin installieren können, benötigen Sie die folgenden Versionen:

  • Qiata Version 3.11.20 oder höher

Mit dieser Version finden Verbindungen nur noch ausschliesslich per OpenID-Connect statt.

Eines der folgenden Betriebssysteme ist erforderlich:

  • Windows 10 Professionell
  • Windows 11 Professionell

Eine der folgenden Microsoft Outlook-Versionen:

  • Outlook 2016 Professionell
  • Outlook 2019 Professionell

Sie benötigen außerdem das Microsoft .NET Framework 4.7 oder höher.

WICHTIG

Benutzer, die den Authentifizierungs-Typ "OIDC" fĂŒr AzureAD/ADFS verwenden, können sich nicht ĂŒber das Outlook Plugin anmelden.

Installieren des Outlook-Plugins​

Download der Installationsdatei​

Sie können das Outlook Plugin von der folgenden Website beziehen:

https://www.secudos.de/hilfe-und-support/downloads

Um in den Downloadbereich zu gelangen und das Outlook Plugin herunterzuladen, registrieren Sie sich bitte zunÀchst auf unserer Website. Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie eine E-Mail mit einem BestÀtigungslink. Bitte aktivieren Sie das Konto, indem Sie den Link öffnen.

info

Bitte beachten Sie, dass die Aktivierung Ihres Kontos ein manueller Prozess ist und einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Sie werden eine E-Mail erhalten, sobald Ihr Konto von einem unserer Administratoren aktiviert wurde.

Installieren des Plugins​

Nachdem Sie die Installationsdatei erfolgreich heruntergeladen haben, doppelklicken Sie auf die Datei, um das Installationsprogramm zu starten. Der Installationsvorgang wird automatisch gestartet. Das System zeigt dann das Dialogfeld Benutzerkontensteuerung an, um die Erlaubnis zur Installation der Software auf dem Computer anzufordern.

Benutzerkontensteuerung Outlook Plugin

Klicken Sie auf die SchaltflÀche Ja, um die Installation der Software zuzulassen

Die Willkommensseite wird wie in der folgenden Abbildung dargestellt angezeigt.

Willkommensseite Installer

Klicken Sie auf die SchaltflÀche Install, um die Installation zu starten. Der Fortschritt der Installation wird angezeigt.

Installations Formular​

Wenn die Installation abgeschlossen ist, kann die folgende Seite angezeigt werden, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Installations Formular

Das Formular erscheint, wenn das Plugin erstmalig installiert wird, oder wenn keine vorhandenen Benutzerdaten verwendet werden. FĂŒllen Sie das Formular mit den Anmeldedaten Ihrer Qiata aus. Alle ausgefĂŒllten Anmeldedaten können spĂ€ter in Outlook geĂ€ndert werden. Dieses Formular erstellt die Datei Settings.xml Mehr dazu...

Installation abschließen​

Installation abschließen

Klicken Sie auf die SchaltflĂ€che Finish, um das Installationsprogramm zu schließen.

Verwendung des Outlook-Plugins​

Wenn Outlook 2016 oder 2019 vollstĂ€ndig gestartet ist, können Sie die SchaltflĂ€che Einstellungen im MenĂŒband sehen, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Qiata Einstellungen in Outlook 2016

Konfiguration des Outlook-Plugins​

Bevor Sie das Outlook-Plugin fĂŒr Qiata verwenden können, mĂŒssen Sie das in der Qiata verwendete Konto einrichten. Sie mĂŒssen die E-Mail-Adresse oder LDAP-Anmeldenamen zusammen mit Ihrem Passwort verwenden.

info

Wenn Sie nicht sicher sind, welche Daten Sie eingeben mĂŒssen, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

Klicken Sie auf der Hauptseite von Outlook auf die SchaltflÀche Qiata Einstellungen. Die Seite Account Einstellungen wird angezeigt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Qiata Einstellungen Login Reiter

Login Registerkarte​

FĂŒr eine neue Anmeldung, geben Sie in das Feld Servername die IP-Adresse oder den Hostnamen (Servername) Ihrer Qiata ein. Geben Sie in das Textfeld Benutzername die E-Mail-Adresse oder den LDAP-Anmeldenamen ein. Klicken Sie auf Weiter.

Qiata Einstellungen Login Reiter

Sollte die angegebene Qiata erreichbar sein und der minimal notwendigen Version entsprechen. Werden Sie aufgefordert Passwort und/oder Einmalpasswort(OTP) einzugeben. Geben Sie das Passwort in das Feld Passwort ein. Geben Sie das Einmalpasswort/OTP in das Feld EinmalPasswort ein. Klicken Sie anschliessend auf Weiter

Qiata Einstellungen Login Reiter

Wenn die Anmeldung des Kontos erfolgreich war, wird die Meldung Erfolgreich aktualisiert angezeigt. Ein Beispiel ist in der folgenden Abbildung dargestellt.

Qiata Einstellungen Login erfolgreich

Sie können sich wenn eine aktive Anmeldung besteht ĂŒber den Abmelden Button auch ganz abmelden. Dabei wird auch ihre SSO Session aufgelöst.

Sicherheits Registerkarte​

Qiata Einstellungen Sicherheits Reiter

Auf der Registerkarte Sicherheit können Sie Ihre Sicherheitseinstellungen fĂŒr alle Übertragungen konfigurieren. Die Einstellungen, die Sie hier vornehmen, werden als Standard fĂŒr alle Transfers verwendet. Sie können diese Einstellungen bei jedem Transfer einzeln Ă€ndern.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass je nach Einstellung Ihrer Sicherheitsrichtlinie einer oder beide dieser Werte auf Nur Lesend gesetzt sein können. Sie sind daher nicht Ànderbar. Wenn Sie Fragen oder Probleme mit diesen erzwungenen Werten haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Administratoren.

Passwort​

Durch Aktivieren der Funktion Passwort wird von Ihrer Qiata ein Passwort generiert und automatisch an den EmpfĂ€nger ĂŒbermittelt. Der EmpfĂ€nger kann sich beim Empfang mit seiner E-Mail-Adresse und dem ĂŒbermittelten Passwort fĂŒr den Transfer authentifizieren. Nach Eingabe des generierten Passworts muss der EmpfĂ€nger sein eigenes Passwort wĂ€hlen. Dieses Passwort bleibt fĂŒr zukĂŒnftige Transfers gĂŒltig.

info

Wenn der EmpfĂ€nger sein Passwort vergessen hat, kann er sein Passwort jederzeit ĂŒber die Funktion Passwort vergessen im WebUI wiederherstellen.

PIN-Code​

Wenn Sie die PIN-Funktion aktivieren, werden Sie bei jedem Transfer aufgefordert, einen PIN-Code manuell auszuwĂ€hlen. Der PIN-Code muss von Ihnen manuell ausgewĂ€hlt und ĂŒber einen dritten Weg ĂŒbermittelt werden. Der PIN-Code wird nicht automatisch ĂŒbertragen.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass jeder eingegebene PIN-Code nur fĂŒr den aktuellen Transfer gĂŒltig ist.

Sollten Sie den PIN-Code eines Transfers vergessen haben oder Àndern wollen, loggen Sie sich bitte in das Webinterface ein und navigieren Sie zu Ihrem Ausgang. Auf der rechten Seite finden Sie den PIN-Code und haben auch die Möglichkeit, diesen zu Àndern oder neu zu setzen.

Konfigurations Registerkarte​

Qiata Einstellungen Konfigurations Reiter

Die Registerkarte Konfiguration zeigt Ihnen Ihre Konfiguration fĂŒr Tage bis zum Ablauf und Downloads/Transfers. Jeder Wert entspricht einem absoluten Maximum, das Sie einstellen können. Die Einstellungen, die Sie hier vornehmen, werden als Standard fĂŒr alle Transfers verwendet. Sie können diese Einstellungen bei jedem Transfer einzeln Ă€ndern.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die angegebenen Höchstwerte von Ihrem Administrator forciert werden können. Wenn Sie Fragen oder Probleme mit diesen Werten haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Administratoren.

Details Registerkarte​

Qiata Einstellungen Details Reiter

Auf der Registerkarte Details sehen Sie Ihren maximal verfĂŒgbaren Speicherplatz sowie dessen Nutzung und verfĂŒgbares Quota.

Hinweis

Wenn Sie Fragen oder Probleme mit Ihrem Speicherplatz haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

Update Registerkate​

Qiata Einstellungen Update Reiter

Der Reiter Update zeigt Ihnen die aktuell verwendete Version des Qiata Outlook Addin an. Über die SchaltflĂ€che Auf Updates prĂŒfen können Sie jederzeit manuell auf verfĂŒgbare Updates prĂŒfen. Wenn ein Update verfĂŒgbar ist, werden Sie im unteren Bereich darĂŒber informiert. Von dort aus können Sie die Änderungen der Version einsehen und die neue Version herunterladen.

Qiata Einstellungen Update verfĂŒgbar

Wenn Sie zur Zeit kein Interesse an einer Aktualisierung haben, können Sie das Fenster jederzeit schließen und zu einem spĂ€teren Zeitpunkt zurĂŒckkehren. Sie werden dann durch ein Symbol darauf hingewiesen, dass noch ausstehende Aktualisierungen ausstehen. Sie können selbst entscheiden, wann Sie die Installation durchfĂŒhren möchten.

Qiata Icon Update verfĂŒgbar

info

Es kann vorkommen, dass die Registerkarte Update fĂŒr Sie nicht verfĂŒgbar ist. Ihr Administrator kann diese aktivieren oder deaktivieren, falls erforderlich, um Ihre Sicherheitsrichtlinien zu erfĂŒllen. Anweisungen zum Aktivieren und Deaktivieren der Registerkarte Update finden Sie hier.

Verwendung des Outlook-Plugins​

In Outlook klicken Sie auf die SchaltflÀche Neue E-Mail, um eine neue E-Mail zu starten, wie in der folgenden Abbildung gezeigt.

Qiata Neue E-Mail

Senden von Datei(en) und/oder Ordner(n)​

Um Dateien oder Ordner ĂŒber Qiata zu ĂŒbertragen, benutzen Sie bitte die Buttons Datei hinzufĂŒgen oder Ordner hinzufĂŒgen im oberen rechten Bereich.

Qiata Dateien und Ordner hinzufĂŒgen

Um eine oder mehrere Dateien anzuhĂ€ngen, klicken Sie auf die SchaltflĂ€che Datei hinzufĂŒgen. Um einen oder mehrere Ordner anzuhĂ€ngen, klicken Sie auf die SchaltflĂ€che Ordner hinzufĂŒgen. Klicken Sie auf die SchaltflĂ€che Sende Optionen, um die Optionen fĂŒr den Versand dieser E-Mail festzulegen.

Die Datei- und OrdneranhÀnge werden im Abschnitt Qiata Anhang unten auf der neuen E-Mail-Seite angezeigt.

Qiata Anhang Sektion

Wenn Sie auf die SchaltflĂ€che Erweitern und schließen klicken, wird der Bereich Qiata-AnhĂ€nge geöffnet und geschlossen.

Datei(en) hinzufĂŒgen​

Wenn Sie auf die SchaltflĂ€che Datei hinzufĂŒgen klicken, wird das Dateiexplorer-Dialogfeld wie in der folgenden Abbildung dargestellt angezeigt.

Qiata Dateien hinzufĂŒgen

WĂ€hlen Sie die Datei(en) aus, die Sie hinzufĂŒgen möchten, und klicken Sie auf die SchaltflĂ€che Öffnen, um sie anzuhĂ€ngen. Die ausgewĂ€hlte(n) Datei(en) wird (werden) im Abschnitt Qiata Anhang angezeigt. Sie können dies wiederholt tun, um weitere Dateien auszuwĂ€hlen, die an die neue E-Mail angehĂ€ngt werden sollen.

Qiata Anhang Sektion gefĂŒllt

Ordner hinzufĂŒgen​

Wenn Sie auf die SchaltflĂ€che Ordner hinzufĂŒgen klicken, wird das Dialogfeld fĂŒr den Ordner-Explorer angezeigt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Ordner durchsuchen

WĂ€hlen Sie den Ordner aus, den Sie hinzufĂŒgen möchten, und klicken Sie auf die SchaltflĂ€che OK. Der ausgewĂ€hlte Ordner wird dem Abschnitt Qiata Anhang hinzugefĂŒgt. Sie können dies wiederholt tun, um weitere Ordner auszuwĂ€hlen, die an die neue E-Mail angehĂ€ngt werden sollen.

Externe einladen​

Verwenden Sie die Funktion Einladen, um einer oder mehreren Personen die Möglichkeit zu geben, Dateien mit Ihnen ĂŒber Ihr Qiata zu teilen. Mit einem Klick auf die SchaltflĂ€che Einladung Inaktiv können Sie den Status auf Aktiv umschalten. Die Einladungsfunktion ist aktiviert, sobald die Lampe des Symbols auf grĂŒn springt und die anderen SchaltflĂ€chen (Dateien hinzufĂŒgen, Ordner hinzufĂŒgen) deaktiviert sind. Sobald die SchaltflĂ€che angeklickt wurde, arbeiten Sie im Einladen-Modus.

Sie können nun wie gewohnt die gewĂŒnschten Felder (An, Betreff, Nachricht) ausfĂŒllen und die Einladung versenden. Wenn Sie auf Senden klicken, wird automatisch eine Qiata-Einladung erstellt, die Ihre EmpfĂ€nger verwenden können, um Ihnen die Datei(en) zu ĂŒbermitteln.

Qiata Reiter Invite

Die Einladungsfunktion muss fĂŒr jede neue Mail aktiviert werden.

Sollten Sie nicht berechtigt sein, die Einladungsfunktion zu nutzen, erhalten Sie beim Klick auf den Button eine entsprechende Meldung. Wenn Sie sich bereits im Vorfeld angemeldet haben, ist der Button automatisch ausgegraut und somit nicht verfĂŒgbar.

Sende Optionen​

Die Qiata-Sendeoptionen können pro Übertragung ausgewĂ€hlt werden. Die folgenden Werte sind fĂŒr jede Übertragung anpassbar:

  • Ablaufdatum
    • Legen Sie das Datum fest, an dem der Transfer ablaufen soll.
  • Maximale Downloads
    • Legen Sie die maximale Anzahl der Downloads fĂŒr den Transfer fest.
  • BestĂ€tigung vor Versand
    • Legen Sie fest, ob Sie die Sendeoptionen beim Senden eines Transfers erneut sehen möchten.
  • Passwort - AN / AUS
    • WĂ€hlen Sie, ob die Übertragung mit einem Passwort gesichert werden soll. Das Passwort wird automatisch generiert und an den EmpfĂ€nger ĂŒbermittelt.
  • PIN - AN / AUS
    • WĂ€hlen Sie, ob die Überweisung mit einem PIN-Code gesichert werden soll. Der PIN-Code wird manuell von Ihnen ausgewĂ€hlt und muss ĂŒber einen dritten Weg ĂŒbermittelt werden.
Hinweis

Diese Einstellungen können als schreibgeschĂŒtzte Eigenschaft auftreten. Je nachdem, wie Ihr Qiata von Ihrem Administrator konfiguriert wurde, haben Sie nicht das Recht, diese Werte zu Ă€ndern.

Qiata Sendeoptionen

Hinweis

FĂŒr die Funktion Einladen gibt es derzeit keine Sicherheitseinstellungen. Die Qiata-Sendeoptionen sind entsprechend eingeschrĂ€nkt.

Qiata Sendeoptionen Invite

Die folgenden Werte sind fĂŒr jede Überweisung anpassbar:

  • Ablaufdatum
    • Legen Sie das Datum fest, an dem die Einladung ablaufen soll.
  • Maximum Transfers
    • Legen Sie die maximale Anzahl der Transfers fĂŒr die Einladung fest.

Versenden einer neuen E-Mail mit Qiata AnhĂ€ngen​

Beim Versand einer E-Mail mit Qiata AnhÀngen, wird die neue E-Mail zunÀchst in den Ordner Qiata Pending Items verschoben.

Qiata Pending Items

Die neue E-Mail wird in diesen Ordner verschoben, damit die AnhĂ€nge in die Qiata hochgeladen werden können und eine Übertragungsurl fĂŒr diese AnhĂ€nge erhalten wird. Wenn der Upload beginnt, wird der Fortschritt in Prozent neben der SchaltflĂ€che Einstellungen angezeigt.

Qiata Upload Fortschritt

Um den Upload abzubrechen, klicken Sie auf die SchaltflĂ€che X, bevor die Fortschrittsanzeige 100% erreicht. Die neue E-Mail wird in den Ordner "EntwĂŒrfe" verschoben.

Wenn der Fortschrittsgrad 100 % erreicht, wird die neue E-Mail ĂŒber Qiata versendet.

Gesendete Objekte​

FĂŒr jeden gesendeten Transfer erstellt das Qiata Plugin einen Sendebericht und verschiebt die Mail in den Ordner Gesendet. Der Bericht enthĂ€lt alle EmpfĂ€ngerlinks, Dateien und Ihre Nachricht.

Wenn keine Fehler aufgetreten sind, sollte der EmpfÀnger die von Ihnen konfigurierte Qiata-Standardvorlage erhalten haben.

Hinweis

Der ausgewÀhlte Sendeordner kann je nach Ihrer Konfiguration einen anderen Namen haben.

Qiata Gesendete Objekte

Beispiel fĂŒr eine vollstĂ€ndige Zusammenfassung aus dem Sendeordner:

Qiata fertige Mail

Deinstallation​

Um das Outlook Plugin zu deinstallieren, können Sie dies auf dem bekannten Windows-Weg tun. Öffnen Sie die Systemsteuerung in Ihrem Windows und klicken Sie auf Programm deinstallieren. Suchen Sie in der Liste nach Qiata Outlook Addin und markieren Sie den Eintrag. Klicken Sie dann auf Deinstallieren. Der Rest der Deinstallation erfolgt vollstĂ€ndig automatisiert.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass Teile der Installation aus GrĂŒnden der Bequemlichkeit nicht gelöscht werden. Sie können diese Ordner jederzeit manuell löschen.

Expert Sektion​

MSI Installer​

Das Qiata Outlook Plugin ist als MSI Datei verfĂŒgbar. Es kann zum Rollout in einem Active Directory verwendet werden, zum Beispiel ĂŒber Gruppenrichtlinien.

Die folgenden Parameter können bei der Installation der MSI-Datei ĂŒber die Befehlszeile verwendet werden:

  • /qn (Kein UI) fĂŒhrt das Installationsprogramm im stillen Modus ohne Benutzerinteraktion aus [OPTIONAL]
  • ALLUSERS=1 die Installation macht das Produkt fĂŒr alle Benutzer verfĂŒgbar, die sich am Computer anmelden [OPTIONAL]

Beispiel fĂŒr eine Installation ĂŒber die Kommandozeile (Admin CMD erforderlich) :

msiexec /i PATHTOMSI/Qiata_Outlook_Addin.msi /qn ALLUSERS=1

Vordefinierte Werte fĂŒr den Rollout festlegen​

Bei Bedarf können Sie dem Rollout eine vorkonfigurierte Konfigurationsdatei hinzufĂŒgen, um nach der Installation einen vordefinierten FQDN oder eine Update-Kontrolle fĂŒr alle Benutzer zu haben. Trotzdem muss jeder Benutzer seine Anmeldedaten einmalig eingeben.

ACHTUNG
  1. Die Datei muss den Namen Settings.xml haben

  2. Die Datei muss sich unter %programdata%\Qiata Pte Ltd\Qiata Outlook Addin befinden, wenn Outlook startet

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<Settings>
<URL></URL>
<UserName></UserName>
<Password></Password>
<NotificationAndUpdate>true</NotificationAndUpdate>
<UpdateOnly>true</UpdateOnly>
</Settings>

Sie können die folgenden Werte hinzufĂŒgen:

Automatisch nach Updates suchen​

Nach der Installation und ohne jegliche Anpassungen in der Konfigurationsdatei sucht das Addin nach dem Start von Outlook nach verfĂŒgbaren Updates. Diese Updates werden ĂŒber das Update-Symbol angezeigt und symbolisiert.

Dieser Wert wird in der Settings.xml gesetzt und kann dort angepasst werden. Ohne Anpassungen ist dieser Wert immer aktiviert, d.h. er ist auf true gesetzt. Das Setzen dieses Wertes auf false deaktiviert die automatische Suche nach Updates und die entsprechenden Benachrichtigungen.

<NotificationAndUpdate>true</NotificationAndUpdate>

Sie können die folgenden Werte hinzufĂŒgen:

true = Addin sucht nach Updates und zeigt Benachrichtigungen an

false = Das Addin sucht nicht nach Updates und zeigt keine Benachrichtigungen an

info

Die Aktivierung von NotificationAndUpdate beinhaltet automatisch die Aktivierung von UpdateOnly. Sie mĂŒssen diese nicht zusĂ€tzlich angeben.

Nur manuelle Updates​

Dieser Wert wird in der Settings.xml eingestellt und kann dort angepasst werden. Ohne Anpassungen ist dieser Wert immer deaktiviert, d.h. er ist auf false gesetzt. Das Setzen dieses Wertes auf true ermöglicht die manuelle Suche nach Updates.

<UpdateOnly>false</UpdateOnly>

Sie können die folgenden Werte hinzufĂŒgen:

true = Das Addin zeigt die Registerkarte Update an und ermöglicht die Suche nach Updates

false = Das Addin zeigt nicht die Registerkarte Update an und deaktiviert die Suche nach Updates

info

Diese Option kann nur aktiviert (auf true gesetzt) werden, wenn NotificationAndUpdate deaktiviert ist. Die Deaktivierung der beiden Optionen ist jederzeit möglich.

Debugging fĂŒr Support-FĂ€lle​

Um die Debug-Protokollierung fĂŒr SupportfĂ€lle zu aktivieren, öffnen Sie bitte Ihr Outlook und navigieren Sie zu Datei -> Optionen -> Add-Ins -> Add-In Optionen. Stellen Sie sicher, dass der Reiter Qiata Add-In ausgewĂ€hlt ist.

Aktivieren Sie das Debug Logging durch Anklicken der Checkbox Enable Debug Loggin. Klicken Sie auf Übernehmen und anschließend auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern.

Addin Optionen

Bitte notieren Sie sich auch die Version, die Sie in den Optionen sehen, und fĂŒgen Sie sie Ihrem Support-Ticket hinzu.

Sollte in der Zwischenzeit ein Problem auftauchen, das nicht durch einen Neustart oder Neuanmeldung gelöst werden kann, können Sie jederzeit in der Logdatei nach möglichen Fehlern suchen.

Die Protokolldatei befindet sich unter

%appdata%\..\Local\Qiata Pte Ltd\Qiata Outlook Addin\TraceLog.txt
info

Sie können auch die SchaltflÀche "Show Log" (Protokoll anzeigen) verwenden, wie in der Abbildung zu sehen. Dadurch wird die Textdatei automatisch in einem Editor geöffnet.

Wenn es ein Support-Ticket gibt, werden die Support-Mitarbeiter im Zweifelsfall nach dieser Protokolldatei fragen. Halten Sie diese also bitte bereit.