Zum Hauptinhalt springen

Qiata Benutzeranleitung (Altes UI)

Einleitung‚Äč

Dieses Dokument dient als Anleitung f√ľr Qiata Nutzer zur optimalen Funktionsnutzung.

Login‚Äč

Geben Sie auf der Login-Seite Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein. Wenn das Nutzerkonto vom Company Administrator erstellt wurde, wird das Einmal-Passwort an die jeweilige E-Mail-Adresse des Nutzers per Mail gesendet. Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, verwenden Sie bitte das in der Mail angegebene Einmal-Passwort.

Login Page

Tipp

Je nach Administrationseinstellungen k√∂nnen Sie sich z.B. auch mit Ihrem LDAP Account oder √ľber Azure AD/ADFS anmelden. Kontaktieren Sie bitte hierf√ľr Ihre Administratoren.

Startseite‚Äč

Nach erfolgreicher Anmeldung wird folgende Startseite angezeigt.

User Home Page

Die Startseite zeigt den Zeitpunkt der letzten Anmeldung sowie der letzten Passwortänderung an.

Zudem zeigt die Startseite zus√§tzliche Informationen wie die Gr√∂√üe des verf√ľgbaren Speicherplatzes, die Nutzerberechtigungen und Richtlinieneinschr√§nkungen (optional) an.

Passwort zur√ľcksetzen‚Äč

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf den Passwort vergessen Link.

Password Recovery Page

Geben Sie in die E-Mail-Adresse Spalte Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf den BEST√ĄTIGEN Button.

Es wird eine E-Mail mit beinhaltetem Weblink an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Klicken bzw. gehen Sie auf diesen Link und geben Sie ein neues Passwort ein. Die Webseite im folgenden Bild wird angezeigt.

Achtung

LDAP/ADFS/AzureAD Nutzer k√∂nnen das Passwort in Qiata nicht zur√ľcksetzen

Password Reset Dialog

Geben Sie ein neues Passwort als zweites Mal zur Bestätigung ein und klicken Sie auf Bestätigen. Das Passwort wurde nun aktualisiert.

Kennwort √§ndern‚Äč

Um das Kennwort zu ändern, klicken Sie bitte auf den im Bild der Startseite dargestellten Kennwort ändern Button. Das Fenster zur Kennwortänderung wird wie im folgenden Bild angezeigt.

Change Password Dialog

Geben Sie das aktuelle Kennwort in das Aktuelles Kennwort Feld ein. Geben Sie danach das neue Kennwort in das Neues Kennwort Feld und ein weiteres Mal in das Neues Kennwort best√§tigen Feld ein. Beide Eingaben f√ľr das neue Kennwort m√ľssen √ľbereinstimmen. Klicken Sie danach auf Aktualisieren um die Kennwort√§nderung zu best√§tigen.

Achtung

LDAP/ADFS/AzureAD Nutzern wird kein "Passwort ändern" Button angezeigt.

Fehlerseite‚Äč

Falls es Probleme bei der Authentifizierung oder Autorisierung während eines Anmeldevorgangs gegeben hat, wird Ihnen folgende Fehlerseite angezeigt. Die tatsächliche Fehlermeldung kann je nach Fall variieren.

Falls ein neuer Login das Problem nicht behebt, kontaktieren Sie bitte Ihre Administratoren.

Error Page

Dateien versenden‚Äč

Der Zweck einer File Transfer Appliance ist der Versand und der Erhalt von Dateien durch Transfer. Dateien k√∂nnen an andere Teilnehmer √ľber einen Web-Browser verschickt werden. Au√üerdem k√∂nnen Dateiversandanfragen an andere √ľber Transfer Einladungen geschickt werden.

Neuer Transfer‚Äč

Im folgenden wird erkl√§rt, wie Sie einen neuen Transfer f√ľr einen Dateiversand erstellen. Klicken Sie zun√§chst in der Men√ľleiste auf "Neu". W√§hlen Sie dann in der Typ Auswahl die Transfer Option.

New Transfer Page

Wenn der Nutzer zu einer Gruppe gehört, in der das Feld Senden als erlauben mit einer oder mehreren E-Mail-Adressen konfiguriert ist, dann wird das Senden als Auswahlfeld wie im folgenden Bild angezeigt.

New Transfer with Send As option

W√§hlen Sie die E-Mail-Adresse des Nutzers oder eine der anderen verf√ľgbaren E-Mail-Adressen aus.

Tipp

Wenn ein Transfer mit einer Senden als E-Mail versendet wird, welches nicht dem Nutzer zugeordnet ist, dann wird der Transfer jedem Gruppenmitglied im jeweiligen Ausgang angezeigt. Dies dient allen Gruppenmitgliedern zur Verfolgungsermöglichung von Transfers, die mit einer Senden als E-Mail-Adresse versendet worden sind und der Gruppe zugeordnet sind.

Geben Sie in das An Textfeld eine oder mehrere Empfänger E-Mail-Adressen ein. Während der Eingabe werden Vorschläge von bereits bestehenden Kontakten wie im folgenden Bild angezeigt.

Email Address Suggestion

Wenn die Adresse des Empfängers aufgelistet ist, wählen Sie diese mit einem Mausklick aus. Trennen Sie jede E-Mail-Adresse mit einem Komma. Die E-Mail-Adresse kann in folgenden Formaten angegeben werden.

  • Name <E-Mail-Adresse> z.B. John Doe <john.doe@example.com>
  • E-Mail-Adresse z.B. john.doe@example.com

Um mehrere An Empf√§nger Felder angezeigt zu bekommen, dr√ľcken Sie Enter nachdem Sie mindestens einen Empf√§nger in das aktuelle Feld eingegeben haben. Bis zu 10 Felder sind m√∂glich.

More Email Address boxes

Um andere Empfänger in der Schleife zu halten, erweitern Sie die Optionen mit einem Klick auf die CC Erweiterungsleiste. Die Erweiterungsoptionen werden wie im folgenden Bild angezeigt.

CC and BCC Fields

Um andere Empf√§nger zu kopieren ohne die √ľbrigen Empf√§nger dar√ľber zu informieren, nutzen Sie stattdessen das BCC Feld.

Wie bei den An Feldern k√∂nnen auch f√ľr die CC und BCC Leisten zus√§tzliche Felder erstellt werden, nachdem Sie auf Enter dr√ľcken.

Tipp

Die Nutzung der An, CC und BCC Felder sind mit dem E-Mail-Versand vergleichbar. Die folgende Tabelle hebt die Unterschiede zwischen den jeweiligen Feldern hervor.

BeschreibungAnCCBCC
An: ZeileJaNeinNein
CC: ZeileNeinJaNein
Gezählt in FortschrittJaNeinNein
Erinnerung wenn ungelesenJaNeinNein

W√§hlen Sie f√ľr den Transfer einen Betreff und geben ihn im Betreff Feld ein.

Optional kann eine Nachricht im Nachricht Textfeld eingegeben werden. Im Textk√∂rper k√∂nnen Makros ersatzweise f√ľr die jeweiligen Feldwerte benutzt werden, wenn die Empf√§nger aus der Kontaktliste stammen. Folgende Makros k√∂nnen verwendet werden.

  • {{DownloadLink}} - URL f√ľr Seitendownload
  • {{Subject}} - Betreff
  • {{Title}} - Titel
  • {{FirstName}} - Vorname
  • {{LastName}} - Nachname
  • {{DisplayName}} - Anzeigename
  • {{EmailAddress}} - E-Mail-Adresse

W√§hlen Sie den Anzeigenstil der Benachrichtigungs-Mail im Feld Style aus. Dies erm√∂glicht die Nutzung verschiedener E-Mail-Vorlagen f√ľr verschiedene Empf√§nger. Die Anzeigestile werden von dem Firmen-Administrator im Bereich Firmenvorlagen erstellt und hinterlegt. Wenn Qiata nur eine Standardvorlage nutzt, wird das Style Feld nicht angezeigt.

Email styles

Optional kann ein zweiter Authentifizierungsfaktor durch Nutzung eines PIN Codes f√ľr das Herunterladen von Dateien gew√§hrleistet werden. Der PIN Code muss mindestens 6 Zeichen, maximal 20 Zeichen beinhalten, alphanumerisch. Nach der Erstellung eines Transfers durch den Sender muss diese/r die Empf√§nger √ľber den PIN Code informieren, um Dateien herunterladen zu k√∂nnen. Die PIN Code Option gibt es f√ľr die Funktionen Transfers und TeamTransfers. Nach der Erstellung eines Transfers kann der PIN Code in Ausgang/TeamTransfer ge√§ndert/gel√∂scht werden.

PIN Code

Die PIN Code Option wird sowohl durch den Gruppenadministrator als auch durch den Nutzer wie folgt verwaltet. F√ľr die Gruppen-Admin Einstellungen kontaktieren Sie bitte Ihren Firmen- oder Gruppenadministrator.

Gruppen-Admin EinstellungenNutzereinstellungenVerhaltensweise
Pro Nutzer EinstellungenJaAngezeigt und optional
Pro Nutzer EinstellungenNeinNicht angezeigt
Jazu Ja erzwungenAngezeigt und vorgeschrieben
Neinzu Nein erzwungenNicht angezeigt

Klicken Sie auf Einstellungen, um zu den Transfereinstellungen zu gelangen. Die Einstellungen werden wie im folgenden Bild angezeigt.

Transfer Settings

Um den Transfer sofort zu versenden, w√§hlen Sie Jetzt im Versenden Feld aus. Um den Versand des Transfers auf einen sp√§teren Zeitpunkt zu verschieben, w√§hlen Sie unter der Sp√§ter Option den gew√ľnschten Versandzeitpunkt aus.

Geben Sie im Ablaufdatum Feld das Ablaufdatum f√ľr den Transfer ein. Optional k√∂nnen Sie auch auf das Kalender-Symbol klicken und das gew√ľnschte Datum aus dem Pop-Up Fenster ausw√§hlen. Wenn das Ablaufdatum erreicht ist, wird der Transfer ablaufen und alle Links, die mit diesem Transfer zusammenh√§ngen, werden deaktiviert.

Um die Anzahl der maximalen Downloads f√ľr jede Datei zu begrenzen, geben Sie die Zahl im Maximale Downloads Feld ein. Sobald die Zahl der maximalen Downloads erreicht worden ist, wird der Link deaktiviert.

Anmerkung

Die Zahl der maximalen Downloads gilt nur f√ľr erfolgreiche Downloads. Erfolglose Downloadversuche werden nicht gez√§hlt. Die Zahl der maximalen Downloads gilt pro Empf√§nger. Die Begrenzung der maximalen Downloads gilt nicht f√ľr Empf√§nger, die Firmen-Administratoren sind oder f√ľr Transfers, welche an den Versender geschickt worden sind.

Um ein Passwort f√ľr den Zugang zur Download-Seite anzufordern, machen Sie ein H√§kchen in das Kennwort ben√∂tigt Feld. F√ľr neue Empf√§nger wird jeweils ein Einmal-Passwort per E-Mail gesendet. Beim Login zur Download-Seite wird das Einmal-Passwort eingegeben und die Empf√§nger werden aufgefordert ihr Passwort zu √§ndern. F√ľr anschlie√üende Transfers mit H√§kchen im Kennwort ben√∂tigt Feld benutzen die Empf√§nger f√ľr den Login ihr Passwort. Falls das Passwort vergessen wird, kann das Passwort √ľber den Passwort vergessen Link zur√ľckgesetzt werden.

Um Dateien f√ľr einen Transfer auszuw√§hlen, klicken Sie auf Durchsuchen. W√§hlen Sie die gew√ľnschte Datei aus dem Dateiauswahl-Fenster. Die ausgew√§hlte Datei wird im Dateienfeld angezeigt.

Adding files to a transfer

Anmerkung

Wenn mehr als eine Datei versendet wird und das Gesamtvolumen aller Dateien weniger als 2 GB betr√§gt, wird automatisch ein ZIP-Archiv aller Dateien erstellt. Dadurch wird zus√§tzlicher Speicherplatz f√ľr den Transfer zur Verf√ľgung gestellt. Je nach Komprimierungsgrad kann dieser bis zur doppelten Gr√∂√üe aller Dateien des Transfers betragen.

Klicken Sie abschließend auf Senden, um den Transfer an Qiata zu verschicken. Der Transfer wird in eine Warteschleife gestellt und bearbeitet. An alle Empfänger werden Benachrichtigungssmails verschickt.

Nachdem der Transfer erstellt worden ist, benachrichtigt das System den Versender im Falle eines Fehlers (z.B. wenn ein Virus gefunden worden ist).

Der Transfer kann in diesem Fall auch zu √úberpr√ľfungszwecken aufgrund der vom Firmen-Administrator gesetzten Sicherheitseinschr√§nkungen blockiert oder markiert werden. Wenn der Transfer zur √úberpr√ľfung markiert wird, wird er solange aufgeschoben bis der Firmen-Administrator ihn blockiert oder genehmigt. Wenn der Transfer blockiert wird, wird er aus dem System gel√∂scht. Wenn der Transfer genehmigt wird, wird der Transfer fortgesetzt.

Eine Erinnerung versenden‚Äč

Wenn ein Empf√§nger die Datei bzw. Dateien eines Transfers nicht heruntergeladen hat, erh√§lt dieser nach drei Tagen eine automatische Erinnerungs E-Mail. Der Absender kann zudem durch Klick auf Erinnern im Ausgang Men√ľ f√ľr den ausgew√§hlten Transfer und dem ausgew√§hltem Empf√§nger eine manuelle Erinnerungs E-Mail verschicken.

Transfer Erinnerung

Transfer Einladungen‚Äč

Transfer-Einladungen werden genutzt, um von anderen Personen Dateien anzufragen, auch wenn diese keinen Qiata-Account besitzen. Die Zugangsdaten werden den neuen Empfängern automatisch per E-Mail zugesendet.

Gehen Sie in der Men√ľleiste der Nutzeroberfl√§che auf Neu und w√§hlen Sie Transfer-Einladung aus.

Invite to Transfer

F√ľllen Sie die Felder wie im Abschnitt Neuer Transfer beschrieben aus. Der Unterschied zwischen einem Transfer und einer Transfer-Einladung liegt darin, dass eine Transfer-Einladung kein Dateiauswahl-Feld besitzt.

Ein weiterer Unterschied ist das Antwort auf Feld (siehe n√§chstes Bild). In diesem Feld k√∂nnen zus√§tzliche E-Mail-Adressen zur Weiterleitung des Uploads hinzugef√ľgt werden. Wenn der im An Feld angegebene Empf√§nger eine oder mehrere Dateien hochl√§dt, erhalten der Nutzer und die im Antwort auf Feld angegebenen E-Mail-Adressen eine Upload-Benachrichtigung.

Invite to Transfer

Beispiel. Nutzer A sendet Nutzer B eine Transfer-Einladung, in der er Nutzer C in das Antwort auf Feld einf√ľgt. Nutzer B erh√§lt den Upload-Link zum Hochladen von Dateien. Wenn die Dateien hochgeladen worden sind, erhalten Nutzer A und Nutzer C die Upload-Benachrichtigung, von der sie die Dateien herunterladen k√∂nnen.

Wenn das Ablaufdatum erreicht worden ist, ist der Upload-Link f√ľr den anderen Teilnehmer nicht mehr erreichbar und kann dem User die Dateien somit nicht mehr zur Verf√ľgung stellen. In √§hnlicher Weise wird der Upload-Link deaktiviert, wenn die maximale Anzahl der Transfers erreicht worden ist.

Klicken Sie auf Senden, um dem anderen Teilnehmer die Einladung zu senden.

Um die Einladung später zu senden, wählen Sie die Später Option im Senden Feld aus und wählen hier einen späteren Tag und Uhrzeit aus.

Wählen Sie ein Versanddatum und eine Uhrzeit unter den jeweiligen Feldern Versanddatum, Stunde und Minute.

Transfer erhalten‚Äč

Bei einem Dateiversand durch einen Nutzer erhält jeder Empfänger eine Benachrichtigungsmail. Eine Beispiel-Mail ist im unteren Bild dargestellt.

Sample Notification Email

Bei einem Klick des Empf√§ngers auf Zur Download Seite leitet der Standard-Webbrowser zur Downloadseite weiter. Wenn bei Kennwort ben√∂tigt ein H√§kchen gesetzt wurde, wird die Seite das Kennwort des Empf√§ngers abfragen. Bei erfolgreicher Eingabe wird die Downloadseite angezeigt. Ein Beispiel f√ľr die Downloadseite ist im unteren Bild dargestellt.

Download Page

Klicken Sie auf eine Datei um die entsprechende Datei herunterzuladen. Wenn im Transfer mehr als zwei Dateien existieren, wird der Alle herunterladen Button angezeigt. Klicken Sie auf diesen Button, um alle Dateien als einzelnen ZIP-Ordner herunterzuladen.

Download Page with Multiple Files

Anmerkung

Wenn im Transfer mehr als 5 Dateien existieren, wird nur der Alle herunterladen Button angezeigt. Wenn der Datei herunterladen Button zum Download des ZIP-Ordners genutzt wird, wird die Downloadzahl f√ľr alle Dateien um eins hochgez√§hlt.

Transfer Einladung erhalten‚Äč

Bei einem Versand einer Transfer-Einladung durch einen Nutzer erhält die hochladende Teilnehmerseite eine Benachrichtigungsmail. Ein Beispiel ist unten dargestellt.

Invitation to Transfer Email

Klicken Sie auf den Upload Button, der Standard-Webbrowser leitet Sie zur Uploadseite, auf der zunächst die Login-Seite angezeigt wird.

Upload Login

Um Zugang zur Uploadseite zu erhalten, muss sich die hochladende Teilnehmerseite mit ihrem eigenen Passwort einloggen. Nach der Eingabe des Passworts wird die Uploadseite angezeigt. Ein Beispiel ist unten abgebildet.

Upload Page

Geben Sie den Betreff und eine optionale Nachricht in die jeweiligen Felder Transfer Betreff und Transfer Nachricht ein.

Klicken Sie auf einen der Datei auswählen Buttons um eine Datei aus dem Dateiauswahldialog hochzuladen. Es können bis zu drei Dateien hochgeladen werden.

Klicken Sie anschließend auf Senden um die Datei an den Nutzer zu senden.

Einen Transfer anhalten‚Äč

Nachdem ein Transfer versendet worden ist, kann der Nutzer den Transfer anhalten. In diesem Fall ist es f√ľr den Empf√§nger nicht mehr m√∂glich, die Datei(en) von der Downloadseite herunterzuladen.

W√§hlen Sie Ausgang in der Men√ľleiste. W√§hlen Sie anschlie√üend aus der Liste der Transfers den Transfer aus, den Sie anhalten m√∂chten. Setzen Sie im rechten Men√ľfeld ein H√§kchen im Anhalten Feld wie im unteren Bild dargestellt.

Transfer on Hold

Klicken Sie dann auf Aktualisieren. Der Status des Transfers ist nun auf "anhalten" gesetzt, wie im unteren Bild dargestellt.

Transfer on Hold

Um den Transfer freizugeben, entfernen Sie das gesetzte Häkchen im Anhalten Feld und klicken Sie auf Aktualisieren.

Tipp

Sie k√∂nnen die Anhalte-/Freigabefunktion f√ľr mehrere Transfers oder Einladungen anwenden, indem Sie mehrere Transfers aus der Liste auf der rechten Seite ausw√§hlen und das H√§kchen im Anhalten Feld setzen/entfernen. Auf dieser Weise k√∂nnen Sie auch das Ablaufdatum f√ľr mehrere Transfers √§ndern.

Einen Transfer entfernen‚Äč

W√§hlen Sie Ausgang in der Men√ľleiste, um einen Transfer zu entfernen. W√§hlen Sie den Transfer aus der Transferliste, den Sie entfernen m√∂chten. Klicken Sie im rechten Men√ľfeld auf Entfernen, um den ausgew√§hlten Transfer zu entfernen.

Tipp

Wählen Sie die Transferliste auf der linken Seite aus und klicken Sie anschließend auf Entfernen, um mehrere Transfers gleichzeitig zu entfernen.

Einen Empf√§nger aus einem Transfer entfernen‚Äč

Sie k√∂nnen einen Empf√§nger aus der Empf√§ngerliste eines Transfers entfernen ohne den ganzen Transfer entfernen oder deaktivieren zu m√ľssen.

W√§hlen Sie Ausgang in der Men√ľleiste. W√§hlen Sie anschlie√üend den Transfer aus der Transferliste, von dem Sie den Empf√§nger entfernen m√∂chten. W√§hlen Sie danach im rechten Men√ľfeld den Empf√§nger aus dem Empf√§ngerfeld unten aus. Klicken Sie auf Entfernen um den Empf√§nger aus dem Transfer zu entfernen. Wenn der Empf√§nger auf den Link in der Benachrichtigungsmail klickt, wird ihm der Zugriff auf die Downloadseite nun verweigert.

Transfer Status √ľberpr√ľfen‚Äč

Die Qiata bef√§higt Nutzer, den Status ihrer eigenen Dateitransfers eigenst√§ndig zu √ľberpr√ľfen. Dadurch wird es Nutzern erm√∂glicht, sich √ľber die Prozesse ihrer Transfers bewusst zu machen ohne daf√ľr den System-Administrator hinzuziehen zu m√ľssen.

Dateitransfer Status‚Äč

W√§hlen Sie Ausgang in der Men√ľleiste, um den Status eines Dateitransfers zu √ľberpr√ľfen. Die Transferstatus-Seite wird angezeigt.

Transfer Status

Mit dem Suche nach Textfeld können Sie textgezielt nach den Versendern, Empfängern und Themen der Transfers suchen.

Das Fortschritt Feld zeigt den Fortschrittsstatus des Transfers an. Sobald alle Empfänger alle Dateien mindestens einmal heruntergeladen haben, wird der Fortschritt als 100% angezeigt.

Auf der rechten Seite befinden sich zwei Felder. Das erste Feld zeigt die Liste der Dateien sowie deren Status an. Zudem wird die Dateigr√∂√üe und die Zahl der Downloads f√ľr jede Datei angezeigt. Um weitere Details √ľber den Dateistatus zu bekommen, doppelklicken Sie auf die entsprechende Datei oder klicken Sie auf den Datei-Status Button. Der Dateistatus Dialog wird wie im folgenden Bild angezeigt.

File Status Dialog

F√ľr jeden Download werden Details wie Downloader, Downloaddatum und Downloadzeit, Downloadmenge, IP-Adresse und Port angezeigt.

Klicken Sie auf Schließen um den Dateistatus Dialog zu schließen.

Als Standardeinstellung werden alle Empfänger aufgelistet. Um Empfängerlisten filtern zu können (besonders bei langen Listen), wählen Sie eine Option im Auswahlfeld wie im folgenden Bild dargestellt.

Recipient List Selection

Wählen Sie die Hat den Link benutzt Option um die Empfänger auszuwählen, die die Downloadseite besucht haben. Wählen Sie die Hat alle Dateien heruntergeladen Option um nur die Empfänger aufzulisten, die alle Dateien des Transfers heruntergeladen haben.

Das nächste Feld zeigt die Empfängerliste des Transfers an. Um den Empfängerstatus zu sehen, doppelklicken Sie auf den jeweiligen Empfänger oder klicken Sie auf Empfängerstatus. Der Empfängerstatus Dialog wird wie im folgenden Bild angezeigt.

Recipient Status Dialog

Es werden Details √ľber den Empf√§nger sowie √ľber den Downloadstatus f√ľr den Empf√§nger angezeigt.

Um eine Erinnerung zu senden, setzen Sie ein Häkchen in das Erinnerung senden Feld. Das Erinnerungsdatum Feld wie im folgenden Bild angezeigt.

Sending Reminder to Recipient

Nachdem Sie das Erinnerungsdatum und die Zeit eingestellt haben, klicken Sie auf Aktualisieren und die Erinnerung wird zum eingestellten Datum sowie zur eingestellten Zeit versendet.

Klicken Sie auf Schließen um das Fenster zu schließen.

Doppelklicken Sie auf den Transfer, um eine Aufzeichnung aller Aktivit√§ten f√ľr den Transfer dargestellt zu bekommen. Das Aktivit√§tsfenster wird angezeigt. Ein Beispielfenster sehen Sie im unteren Bild.

Transfer Activity Log

Dieses Fenster zeigt alle auf den ausgewählten Transfer bezogenen Aktivitäten in umgekehrt chronologischer Reihenfolge an.

Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen.

Datei-Upload-Einladung Status‚Äč

Um den Status einer Einladung zu √ľberpr√ľfen, w√§hlen Sie Einladungen in der Men√ľleiste. Die Statusseite wird wie im unteren Bild angezeigt.

Invitation Status

Im Suche nach Textfeld können Sie nach Einladungsversendern, Empfängern und den Betreff textbezogen suchen.

Wenn der hochladende Teilnehmer Dateien √ľber eine Einladung hochgeladen hat, werden diese im Transfer-Betreff Feld rechts aufgelistet. Um mehr Details √ľber den Upload zu sehen, doppelklicken Sie auf den Transfer oder klicken Sie auf Transfer Eigenschaften. Das Transfer-Eigenschaften-Fenster wird wie im unteren Bild angezeigt.

Transfer Properties dialog

Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen.

Eine Einladung anhalten‚Äč

Setzen Sie ein Häkchen in das Anhalten Feld im Transfer-Eigenschaften-Fenster, um eine Einladung anzuhalten. Klicken Sie anschließend auf Aktualisieren um die Einladung in den Anhalten-Status zu setzen. Eine Darstellung finden Sie um folgenden Bild.

Invite On Hold

Wenn die Einladung angehalten worden ist, wird der Link zur Upload-Einladung wie im folgenden Beispielbild angezeigt.

Invite Page On Hold

Kontaktdatenbank‚Äč

Die Kontaktdatenbank in Qiata speichert Informationen √ľber die Kontaktlisten f√ľr jeden einzelnen Nutzer. Wenn ein Transfer oder eine Einladung versendet wird, werden die f√ľr den Transfer oder die Einladung eingegebenen Kontakte in die Kontaktdatenbank hinzugef√ľgt, falls diese noch nicht vorhanden waren.

Um die Kontaktliste einsehen zu k√∂nnen, w√§hlen Sie Kontakte in der Men√ľleiste. Die Kontaktliste wird wie im folgenden Bild angezeigt.

Contact Menu

Nutzen Sie das Suche nach Kontakten Textfeld, um nach einem bestimmten Kontakt zu suchen. Nachdem Sie einen Teil oder den vollst√§ndigen Kontaktnamen bzw. die E-Mail-Adresse eingegeben haben, dr√ľcken Sie die Enter Taste um die Suche zu starten.

Der voreingestellte Kontaktlistenname lautet Eigene Kontakte. Diese Liste ist einmalig f√ľr jeden einzelnen Nutzer und kann nicht gel√∂scht oder bearbeitet werden. Wenn ein Active Directory benutzt wird und ihre Nutzer geteilt worden sind, wird es auch in die Liste eingef√ľgt und kann von dort nicht gel√∂scht werden. Der Rest der Kontaktlisten werden unter Benutzerdefinierte Kontaktliste gef√ľhrt und werden wie im folgenden Kapitel beschrieben hinzugef√ľgt.

Benutzerdefinierte Kontaktliste hinzuf√ľgen‚Äč

Eine benutzerdefinierte Kontaktliste wird zur Personalisierung der Kontaktliste genutzt. So können z.B. diese personalisierten Kontaktlisten dazu genutzt werden, um Dateien an diese Liste zu versenden.

Klicken Sie auf den Aktionen Button und w√§hlen Sie Neue Liste aus der Auswahlliste, um einen neuen Kontakt hinzuzuf√ľgen. Das neue Kontaktlistenfenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.

New Contact List Dialog

Geben Sie den Namen der neuen Kontaktliste in das Listen Name Textfeld ein und klicken Sie auf Speichern. Die neue Liste wurde nun erstellt und wird in der Kontaktliste Drop-Down-Box wie im folgenden Bild angezeigt.

Contact Lists Drop Down Box

Um eine Liste zu bearbeiten, wählen Sie die entsprechende Liste aus der Drop-Down-Box. Die aktuell bearbeitete Liste wird wie im folgenden Bild angezeigt.

Selected Contact List

Beachten Sie, dass f√ľr hinzugef√ľgte Listen die Liste bearbeiten Funktion im Aktionen Auswahlfenster aktiviert ist. W√§hlen Sie diese Funktion, um den Namen der aktuellen Liste bzw. der Fenster zu bearbeiten. Nutzen Sie in √§hnlicher Weise die aktivierte Liste entfernen Funktion, um die aktuelle Liste zu entfernen.

Kontaktliste bearbeiten‚Äč

Um den Namen einer Kontaktliste zu √§ndern oder neues Feld hinzuzuf√ľgen, w√§hlen Sie die Liste bearbeiten Option aus dem Aktionen Auswahlfenster. Es wird folgendes Fenster angezeigt.

Edit Contact List Dialog

Geben Sie den neuen Namen in das Listen Name Textfeld ein und klicken Sie auf Aktualisieren, um den Namen der Kontaktliste zu ändern.

Um ein neues Feld f√ľr die Kontaktliste hinzuzuf√ľgen, klicken Sie auf Neues Feld. Eine neue Feldzeile wird in der Feldliste wie im folgenden Bild angezeigt.

New Field Dialog

Geben Sie im Feld-Name Feld den Namen des Feldes ein. Der Name darf keine Leerzeichen beinhalten. Geben Sie im Feld-Wert Feld den Standardwert f√ľr das Feld ein. Die Eingabe ist optional.

Klicken Sie ein zweites Mal auf ein ausgewähltes Feld, um es zu bearbeiten.

Klicken Sie auf Aktualisieren, um die √Ąnderungen zu speichern.

Neuen Kontakt hinzuf√ľgen‚Äč

Um einen oder mehrere Kontakte in eine Kontaktliste hinzuzuf√ľgen, w√§hlen Sie die Neue Kontakte Option aus dem Aktionen Auswahlfeld. Das Fenster f√ľr den neuen Kontakt wird wie im folgenden Bild angezeigt.

New Contact Dialog Box

Geben Sie pro Zeile einen Kontakt in das Textfeld ein. Folgende Formate sind f√ľr die Kontakte zugelassen.

  • Name <E-Mail-Adresse>, z.B. Max Mustermann <max.mustermann@beispiel.de>
  • E-Mail-Adresse, z.B. max.mustermann@beispiel.de

Klicken Sie auf Speichern, um die neuen Kontakte zu speichern.

Bestehende Kontakte in eine andere Liste hinzuf√ľgen‚Äč

Um bestehende Kontakte in eine andere Liste hinzuzuf√ľgen, werden die Kontakte mit der bestehenden Kontaktliste verkn√ľpft. W√§hlen Sie hierf√ľr die Kontaktliste aus der Kontaktlisten Drop-Down-Box. Die entsprechende Seite wird wie im folgenden Bild angezeigt.

Adding a Contact to another List

Im rechten Fenster finden Sie eine Tabelle mit dem Namen Verf√ľgbare Kontaktlisten. Hier wird die Liste der benutzerdefinierten Kontaktlisten angezeigt, zu der der Kontakt hinzugef√ľgt werden kann. Setzen Sie ein H√§kchen in das entsprechende Feld, der ausgew√§hlte Kontakt auf der linken Seite wird zur benutzerdefinierten Kontaktliste hinzugef√ľgt bzw. Miteinander verkn√ľpft. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Kontaktliste zu aktualisieren.

Kontakte aus einer CSV-Datei importieren‚Äč

Klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie Importieren in der Auswahlliste, um neue Kontakte aus einer CSV-Datei zu importieren. Das Kontakte-aus-CSV-Datei-importieren Fenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.

Import Contacts Dialog Box

Die erste Zeile der CSV-Datei muss die Spalten√ľberschrift-Namen wie in der Spalten-Name Spalte definiert beinhalten. In den folgenden Zeilen werden die tats√§chlichen Feld-Werte aus der entsprechenden Spalte mit dem passenden Spalten-Name Wert genommen. Um das Spalten-Name Feld zu √§ndern, klicken Sie auf den Feld-Wert und √§ndern Sie den Wert. Spalten m√ľssen mit Kommata getrennt werden.

Wenn es sich um neue Kontakte handelt, werden importierte Kontakte zur aktuellen Kontaktliste hinzugef√ľgt. Bereits bestehende Kontakte werden nur aktualisiert, wenn ein H√§kchen bei Aktualisiere existierende Kontakte gesetzt wird. Die Kontakte sind im E-Mail-Adresse-Feld festgelegt, daher muss die E-Mail-Adresse f√ľr jeden Kontakt einmalig sein.

Klicken Sie auf Datei auswählen, um eine CSV-Datei auszuwählen und klicken Sie auf Import, um die Kontakte aus der ausgewählten CSV-Datei zu importieren.

Kontakte in eine CSV-Datei exportieren‚Äč

Klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie Exportieren in der Auswahlliste, um Kontaktlisten in eine CSV-Datei zu exportieren. Eine CSV-Datei wird heruntergeladen.

Kontakt bearbeiten‚Äč

Wählen Sie den Kontakt aus der Kontaktliste im linken Fenster, den Sie bearbeiten möchten.

Bearbeiten Sie den Titel, Vornamen, Nachnamen, Anzeigenamen und die E-Mail-Adresse im entsprechenden Feld und klicken Sie anschlie√üend auf Aktualisieren, um die √Ąnderungen zu speichern.

Tipp

Diese Felder k√∂nnen im Textk√∂rper des neuen Transfers durch die Verwendung des jeweiligen Makronamens genutzt werden, z.B. {{Anzeigename}} f√ľr das Feld Anzeigename.

Kontaktliste teilen‚Äč

Eine Kontaktliste kann wahlweise mit der Gruppe des Nutzers, mit jedem oder mit keinem geteilt werden. Wählen Sie eine Kontaktliste aus der Kontaktliste im Auswahlfeld und wählen Sie anschließend die Liste bearbeiten Option aus. Das Kontaktliste Fenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.

Contact List Dialog

Wählen Sie im Auswahlfeld Geteilt mit einer der Optionen Niemand, Meine Gruppe oder Alle.

Klicken Sie anschließend auf Aktualisieren.

Ein Feld zu einer Kontaktliste hinzuf√ľgen‚Äč

√Ėffnen Sie das Kontaktliste Fenster wie im vorherigen Punkt beschrieben, um ein Feld zu einer Kontaktliste hinzuzuf√ľgen. Klicken Sie auf Neues Feld, um ein neues Feld hinzuzuf√ľgen. Geben Sie den Feld-Namen und den Standardwert in die jeweiligen Spaltentextfelder ein, wie im folgendem Bild dargestellt.

Contact List Dialog

Klicken Sie anschließend auf Aktualisieren.

Dateimen√ľ‚Äč

Das Dateimen√ľ organisiert alle eingehenden und ausgehenden Dateien zu einer Liste. Um dies angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf Dateien in der Men√ľleiste. Das Dateimen√ľ wird wie im folgenden Bild angezeigt.

Files Menu

Die Dateiliste erm√∂glicht eine vollst√§ndige √úbersicht aller Dateien der Transfers f√ľr den jeweiligen Nutzer. Um Details √ľber eine bestimmte Datei einsehen zu k√∂nnen, w√§hlen Sie die Datei im rechten Fenster aus. Die Eigenschaften der Datei werden im rechten Fenster angezeigt. Das Transferfenster auf der rechten Seite listet alle Transfer zus√§tzlich zur ausgew√§hlten Datei auf. W√§hlen Sie einen Transfer aus der Liste und klicken Sie auf Transfer Eigenschaften, um die Eigenschaften des Transfers einzusehen. Das Transfer-Eigenschaften-Fenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.

Transfer Properties of a File

Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen.

Die Dateien im Dateimen√ľ k√∂nnen nicht aus diesem Men√ľ gel√∂scht werden. Wenn alle Transfers, die mit der bestimmten Datei zusammenh√§ngen, gel√∂scht werden, wird die Datei automatisch aus dem Men√ľ entfernt.

Einen Ordner im Dateimen√ľ erstellen‚Äč

Um einen neuen Ordner im Dateimen√ľ zu erstellen, klicken Sie auf Neuer Ordner im rechten Fenster. Das Neuer-Ordner-Fenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.

New Folder Dialog Box

Geben Sie in das Ordnername Textfeld den neuen Ordnernamen ein und klicken Sie auf Speichern, um den neuen Ordner zum Dateimen√ľ hinzuzuf√ľgen.

Einen Ordner im Dateimen√ľ l√∂schen‚Äč

Um einen Ordner zu l√∂schen, klicken Sie auf den entsprechenden Ordner im linken Fenster. Klicken Sie anschlie√üend auf Entfernen im rechten Fenster, um den ausgew√§hlten Ordner zu l√∂schen. Wenn sich unter dem Ordner andere Dateien befinden, werden diese nicht gel√∂scht. Stattdessen werden die Dateien in den √ľbergeordneten Ordner verschoben (bzw. in den Ordnerpfad, wenn keine √ľbergeordneten Ordner bestehen).

Dateimen√ľ ordnen‚Äč

Um die Dateien und Ordner im Dateimen√ľ zu ordnen, verschieben Sie diese per Drag-and-Drop-Funktion in andere Ordner. Um die Dateien in alphabetischer Reihenfolge anzuordnen, klicken Sie auf die Name Kopfzeile.

Um nach bestimmten Dateien zu suchen bzw. zu filtern, geben Sie den vollst√§ndigen Dateinamen oder nur Teile davon in das Suche nach Datei Feld ein. Dr√ľcken Sie anschlie√üend auf die Enter Taste, um die Liste zu filtern.

Datei im Dateimen√ľ senden‚Äč

Um Dateien im Dateimen√ľ zu senden, w√§hlen Sie die entsprechende Datei aus dem linken Fenster und klicken Sie auf Erneut versenden. Die Auswahl Neu wird in der Men√ľleiste ausgew√§hlt und die ausgew√§hlte Datei wird automatisch in das neue Dateitransfer im Neu Men√ľ hinzugef√ľgt. Die Datei befindet sich nun im Dateien Bereich des neuen Dateitransfers, wie im folgenden Bild dargestellt.

Files for Transfer

Es k√∂nnen mehrere Dateien aus dem Dateimen√ľ f√ľr den neuen Transfer ausgew√§hlt werden. Alle Dateien werden in gleicher Weise aufgelistet.

Nutzereinstellungen √§ndern‚Äč

Nutzer k√∂nnen √ľber das Einstellungen √§ndern Fenster ihre eigenen Einstellungen √§ndern.

Klicken Sie auf Einstellungen auf der Startseite. Das Einstellungen ändern Fenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.

Change Settings Dialog

W√§hlen Sie die bevorzugte Sprache im Bevorzugte Sprache Auswahlfeld. Andernfalls k√∂nnen Sie Wie im Browser ausw√§hlen, um die Spracheinstellung des Browsers zu √ľbernehmen.

Die folgenden f√ľnf Abschnitte beschreiben die Nutzereinstellungen n√§her.

Erweiterte Optionen‚Äč

In diesem Abschnitt k√∂nnen Standardeinstellungen f√ľr neue Transfers gesetzt werden. Dies sind auch die Standardwerte bei der Nutzung von Qiata SMTP Gateway f√ľr den neuen Transfer.

Wenn die PIN Code Funktion auf Ja gesetzt worden ist, wird ein Textfeld zur Eingabe eines PIN Codes im neuen Transfer angezeigt. Wenn die Funktion auf Nein gesetzt worden ist, wird das PIN Code Textfeld nicht angezeigt.

Wenn Einmal-Passwort Authentifizierung auf Ja gesetzt wurde, dann ist es f√ľr dieses Konto aktiviert. Bei der n√§chsten Anmeldung werden Sie zur Konfiguration aufgefordert. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihre Administratoren.

Einmal-Kennwort Einrichtung‚Äč

Nachdem Einmal-Kennwort f√ľr Sie aktiviert wurde, m√ľssen Sie es bei Ihrem n√§chsten Login zun√§chst einrichten.

Change Settings Dialog

Folgen Sie den Anweisungen auf der Konfigurations-Seite.

Anmerkung

Wenn die Validierung scheitert, wenden Sie sich bitte an Ihren Organisations Administrator.

Change Settings Dialog

Wenn Ihre Einrichtung erfolgreich war, werden Ihnen Backup-Codes angeboten. Verwenden Sie diese Backup-Codes, wenn Sie Ihr verbundenes Telefon verloren haben oder keinen Zugang zu ihm haben. Sie können jeden Code nur einmal verwenden.

Achtung

Bewahren Sie diese Backup-Codes an einem sicheren, aber zugänglichen Ort auf.

Ab jetzt m√ľssen Sie sich bei jeder erneuten Anmeldung per Einmal-Kennwort authorisieren.

E-Mail Benachrichtigungen‚Äč

E-Mail Benachrichtigungen dienen in Qiata zur Benachrichtigung der Versender und Empf√§nger √ľber die Dateiversand-Status. Es gibt drei Arten von E-Mail Benachrichtigungen.

  • Empf√§ngerbenachrichtigungen best√§tigen - es gibt vier Optionen f√ľr dieses Auswahlfeld - Ja, Als BCC, Als Zusammenfassung und Nein. Jeder Empf√§nger wird benachrichtigt und erh√§lt einen Link per E-Mail. Wenn Ja ausgew√§hlt wird, erh√§lt der Versender eine Benachrichtigungsmail f√ľr jeden Empf√§nger der den Empf√§ngerlink beinhaltet. Wenn Als BCC ausgew√§hlt wird, wird jede Benachrichtigung an den Versender blind kopiert. Wenn Nein ausgew√§hlt wird, wird keine Best√§tigung an den Versender verschickt. Wenn Als Zusammenfassung ausgew√§hlt wird, erh√§lt der Versender lediglich eine Best√§tigungsmail mit einer Zusammenfassung aller Empf√§ngerlinks.
  • Erinnere meine Empf√§nger - wenn ein Empf√§nger nicht auf den Link in der E-Mail geklickt hat, wird nach drei Tagen eine automatische Erinnerungsbenachrichtigung versendet.
  • Empfangsbest√§tigung nach Download - bei jedem Dateidownload eines Empf√§ngers wird eine Benachrichtigung an den Versender gesendet, die Informationen wie Empf√§ngername, Dateiname, Datum und Uhrzeit des Downloads, Downloadstatus und die Download-Dauer beinhaltet.
  • Benachrichtigung bei abgelaufen & unvollst√§ndig - in F√§llen, in denen ein Transfer abgelaufen ist, jedoch mindestens ein Empf√§nger den Download nicht vollst√§ndig durchgef√ľhrt hat, wird eine Benachrichtigung mit einer Liste der unvollst√§ndigen Empf√§nger an den Versender geschickt. W√§hlen Sie die jeweilige Option im E-Mail-Benachrichtigungen Abschnitt, um die Benachrichtigungen zu aktivieren oder zu deaktivieren. Klicken Sie anschlie√üend auf Aktualisieren, um die √Ąnderungen zu speichern.
Achtung

Diese Einstellungen sind nicht f√ľr Nutzer verf√ľgbar, die zu einer Gruppe geh√∂ren in der die E-Mail-Einstellungen gruppen√ľbergreifend √ľberschrieben werden.

Signaturtext‚Äč

Es ist möglich, einen Signaturtext an jede Benachrichtigung und an jeden Kommentar, die vom Nutzer versendet worden sind, anzuhängen.

Geben Sie den Signaturtext in das Signaturtext Textfeld ein. Klicken Sie anschlie√üend auf Aktualisieren, um die √Ąnderungen zu speichern.

Qiata SMTP Gateway Funktion‚Äč

Die Qiata SMTP Gateway Funktion bietet Nutzern eine weitere Methode f√ľr den Dateiversand. Der Nutzer kann seinen √ľblichen E-Mail-Client nutzen, indem ein SMTP Account konfiguriert wird, der die IP-Adresse / den Hostnamen der Qiata sowie die E-Mail-Adresse des Nutzers und das Passwort zur Authentifizierung nutzt. So wird es Nutzern erm√∂glicht, Dateien direkt √ľber die Qiata mit dem bevorzugten E-Mail-Client zu versenden.

F√ľr Microsoft Outlook ist ein Outlook AddIn verf√ľgbar. Mehr Informationen finden Sie hier.

TeamTransfer Funktion‚Äč

Die Qiata verf√ľgt √ľber eine TeamTransfer Funktion, die es mehreren Nutzern erlaubt, transferbezogene Dateien herunterzuladen und hochzuladen. Die Teilnehmer teilen sich eine gemeinsame Transfer-Transaktion und werden bei jedem Download sowie Upload einer Datei bzw. Dateien benachrichtigt. Zudem werden mehrere Kopien der Dateien mit selbem Namen in einer einfachen Form zur Revisionsverwaltung zusammengef√ľgt. Es k√∂nnen zu jeder Zeit Snapshots erstellt werden, um die aktuellste Revision jeder Datei f√ľr die zuk√ľnftige Verwendung zu dokumentieren.

Einen TeamTransfer erstellen‚Äč

Um einen TeamTransfer mit einer Empf√§ngergruppe zu erstellen, gehen Sie auf Neu in der Men√ľleiste der Nutzeroberfl√§che. W√§hlen Sie im Typ Auswahlfeld die TeamTransfer Option.

New TeamTransfer Page

Geben Sie die E-Mail-Adressen der schreibenden/lesenden Teilnehmer in das Teilnehmer Textfeld. Geben Sie in das Teilnehmer (nur lesend) Textfeld die E-Mail-Adressen der Teilnehmer ein, welche lediglich Dateien im TeamTransfer herunterladen können.

Geben Sie den Betreffnamen des TeamTransfers in das Betreff Textfeld ein.

Geben Sie optional eine Textnachricht in das Nachricht Textfeld ein.

Klicken Sie abschließend auf Absenden, um den TeamTransfer zu erstellen und die Benachrichtigungen an alle Teilnehmer zu senden.

Es wird eine E-Mail Benachrichtigung an alle Teilnehmer versendet. Eine Beispiel-Mail finden Sie im folgenden Bild.

New TeamTransfer Email Notification

Klicken Sie auf Jetzt am TEAMTransfer teilnehmen, um am TeamTransfer teilzunehmen. Anschließend wird die TeamTransfer-Seite im Standardbrowser angezeigt.

Im folgenden Abschnitt werden nähere Informationen zur Nutzung der TeamTransfer-Seite gegeben.

TeamTransfer-Seite verstehen‚Äč

Projekt-Teilnehmer erhalten durch einen Klick auf den Jetzt am TEAMTransfer teilnehmen Button in der Benachrichtigungsmail Zugang zur TeamTransfer-Seite, so wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Die TeamTransfer-Seite wird im Standardbrowser wie im folgenden Bild angezeigt.

TeamTransfer Page

Um nach einer Datei im TeamTransfer zu suchen, geben Sie den Namen (oder einen Teil davon) in das Suche nach Textfeld im oberen Bereich der Seite ein. Dr√ľcken Sie anschlie√üend die Enter Taste oder klicken Sie auf das Suche-Symbol.

Dateien können mithilfe des Dateien Feldes zeitspezifisch gefiltert werden. Sie können zwischen älter als oder neuer als sowie alle anzeigen auswählen. Es werden standardmäßig alle Dateien angezeigt.

Der rechte Men√ľbereich zeigt die TeamTransfer-Eigenschaften, Teilnehmerliste und Datei-Eigenschaften an. Um einen Abschnitt zu maximieren oder zu minimieren, klicken Sie auf die jeweilige Abschnittspalte. Klicken Sie z.B. auf die Teilnehmer Abschnittspalte, um den Teilnehmerabschnitt zu maximieren und die Teilnehmerliste zu sehen. Der Teilnehmerabschnitt wird wie im folgenden Bild maximiert.

Expanded Members Section

Der linke Bereich zeigt die Liste der Dateien f√ľr den TeamTransfer an. Dateien mit mehreren Versionen werden mit einem Mehrere-Dateien-Symbol angezeigt. Ein Beispiel daf√ľr finden Sie in der folgenden Darstellung.

Files with multiple versions

Die aktuelle Version der Datei wird angezeigt. Um alle Versionen der Datei anzuzeigen, klicken Sie auf das entsprechende Plus (+) Symbol. Die Liste wird wie im folgenden Bild erweitert.

File versions

Es werden Details √ľber den Teilnehmer, der die Datei hinzugef√ľgt hat sowie den Zeitpunkt f√ľr jede Dateiversion angezeigt.

Snapshots, die vom Besitzer des TeamTransfers zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt worden sind, werden in der Dateiliste aufgelistet. Diese werden mit einem Ordnersymbol und einem Tag wie im folgenden Bild dargestellt.

Snap Shot

Datei Eigenschaften anzeigen‚Äč

Um die Eigenschaften einer Datei einzusehen, w√§hlen Sie die jeweilige Datei aus und die Eigenschaften dieser Datei werden im Abschnitt Datei Eigenschaften im Men√ľ auf der rechten Seite wie im folgenden Bild angezeigt.

File Properties

Der Datei Eigenschaften Abschnitt zeigt die Dateigröße, das Dateiformat, die Anzahl der Downloads und die Dateiart an.

In diesem Abschnitt wird zudem eine Downloadliste der Datei angezeigt.

Um eine Vorschau einer Grafikdatei zu sehen, √∂ffnen Sie den Vorschau Bereich unter dem Datei Eigenschaften Abschnitt. Das Vorschaubild wird nur f√ľr bekannte Grafikdateien angezeigt. Folgende Ansicht zeigt ein Beispiel f√ľr eine Vorschau.

Previewing a File

F√ľr alle anderen Dateien wird das Fragezeichen Symbol wie im folgenden Bild angezeigt.

Previewing an unrecognized File

Datei downloaden‚Äč

Um eine Datei herunterzuladen, wählen sie Datei bzw. die Version im Dateiabschnitt und klicken Sie auf den Download Button wie im folgenden Bild dargestellt.

Downloading a File

Wenn eine Datei heruntergeladen wurde, wird der Besitzer der Datei durch eine E-Mail benachrichtigt. Eine beispielhafte E-Mail wird im folgenden Bild dargestellt.

Download Notification Email

Dateien hinzuf√ľgen‚Äč

Alle Teilnehmer (au√üer den nur-lesenden) sind berechtigt, Dateien zu einem TeamTransfer hinzuzuf√ľgen. Um eine Datei oder mehrere Dateien zu einem TeamTransfer hinzuzuf√ľgen, klicken Sie auf Datei hinzuf√ľgen im unteren Bereich der Seite. Das Datei hinzuf√ľgen Fenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.

Add Files Dialog

Klicken Sie auf Durchsuchen, um das lokale Dateiverzeichnis zu durchsuchen und wählen Sie die Dateien, die Sie hochladen möchten.

W√§hlen Sie im Zielordner Auswahlfeld den Zielordner f√ľr die Dateien aus. W√§hlen Sie Dateien aus, um sie zum Hauptverzeichnis des TeamTransfer hinzuzuf√ľgen.

Wenn anwendbar, wählen Sie im Style Auswahlfeld den Stil der E-Mail-Benachrichtigung aus.

Geben Sie optional eine Nachricht oder ein Kommentar in das Nachricht Textfeld ein.

Klicken Sie abschlie√üend auf Senden, um die Dateien zum TeamTransfer hinzuzuf√ľgen. Nachdem alle Dateien hochgeladen worden sind, schlie√üt sich das Datei hinzuf√ľgen Fenster automatisch.

TeamTransfer Dateien an Nichtmitglieder senden‚Äč

Um die aktuellen Dateiversionen eines TeamTransfer an Nichtmitglieder zu senden, klicken Sie auf den Erneut versenden Button wie im folgenden Bild angezeigt.

Send As New Button

Das Erneut versenden Fenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.

Send As New Dialog

Der Typ ist als Transfer voreingestellt.

Geben im An Feld die E-Mail-Adressen der Empfänger ein. Im Dateien Feld wird eine Dateiliste des Dateitransfers aufgelistet. Klicken Sie auf Senden, um die Dateien als Transfer zu versenden.

Teilnehmer eines TeamTransfers anzeigen‚Äč

Der Besitzer eines TeamTransfers kann detaillierte Informationen √ľber jeden Empf√§nger einsehen. Um die detaillierten Informationen eines Empf√§ngers einzusehen, w√§hlen Sie den Empf√§nger aus dem Teilnehmerbereich aus und klicken Sie auf Empf√§ngerstatus. Der Empf√§ngerstatus wird wie im folgenden Bild angezeigt.

TeamTransfer Recipient Status

Setzen Sie ein H√§kchen in Nicht benachrichtigen, wenn ein Empf√§nger keine E-Mail-Benachrichtigungen √ľber TeamTransfer-Aktivit√§ten erhalten m√∂chte.

Ein Snapshot erstellen‚Äč

Der Besitzer eines TeamTransfers kann Snapshots der aktuellen Dateiversion des TeamTransfers erstellen. Auf der TeamTransfer Seite des Besitzers steht daf√ľr die Neuer Snapshot Option im Neu Button integriert zur Verf√ľgung, wie im folgenden Bild dargestellt.

TeamTransfer Page for Owner

Klicken Sie auf die Neuer Snapshot Option und das Neuer Snapshot Fenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.

New Snapshot Dialog

Im Name Textfeld wird standardm√§√üig das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit angezeigt. Sie k√∂nnen die Angaben nach Ihren W√ľnschen √§ndern, z.B. Version 1.1.

Snapshotname √§ndern‚Äč

W√§hlen Sie im Dateien Abschnitt ein Snapshot aus. Im Datei Eigenschaften Abschnitt auf der rechten Men√ľseite werden Details des Snapshots wie im folgenden Bild angezeigt.

Snapshot Properties

Geben Sie einen neuen Namen im Name Textfeld ein und klicken Sie anschließend auf Aktualisieren.

Achtung

Dies kann nur vom Besitzer des TeamTransfers durchgef√ľhrt werden.

Ein Snapshot versenden‚Äč

Snapshots k√∂nnen als neuer Transfer an andere Empf√§nger versendet werden. Beachten Sie, dass dies nur von Teilnehmern durchgef√ľhrt werden kann, die interne Nutzer sind.

W√§hlen Sie im Dateien Abschnitt ein Snapshot aus. Es werden Details des Snapshots im Datei Eigenschaften Abschnitt auf der rechten Men√ľseite angezeigt.

Klicken Sie auf Erneut versenden, das Erneut versenden Fenster wird angezeigt. Geben Sie die E-Mail-Adresse(n) der/des Empfänger/s ein und klicken Sie auf Senden, um die Dateien als neuen Transfer zu senden.

Eine Datei kommentieren‚Äč

Um Kommentare f√ľr eine bestimmte Datei hinzuzuf√ľgen, doppelklicken Sie auf die Datei. Das Kommentare Fenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.

File Comment Dialog

Bestehende Kommentare werden im oberen Textfeld angezeigt. F√ľgen Sie im Neuer Kommentar Textfeld neue Kommentare hinzu und klicken Sie auf Speichern, um die neuen Kommentare hinzuzuf√ľgen.

Einen neuen Ordner erstellen‚Äč

Um einen neuen Ordner zu erstellen, klicken Sie auf die Neuer Ordner Option, integriert im auf der Hauptseite befindlichen Neu Button. Eine Darstellung finden Sie im folgenden Bild.

TeamTransfer New Folder Button

Das Neuer Ordner Fenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.

TeamTransfer New Folder Dialog

Geben Sie im Neuer Ordner Textfeld einen Namen f√ľr den neuen Ordner ein und klicken Sie anschlie√üend auf Speichern, um einen neuen Ordner zu erstellen.

Zugangsberechtigungen zu Dateien √§ndern‚Äč

Der Besitzer eines TeamTransfers ist berechtigt, die Zugangsberechtigungen zu Dateien bzw. Ordnern zu ändern. Wählen Sie einen Ordner aus der Dateien Liste, das Teilnehmer Zugangsrechte Feld wird wie im folgenden Bild angezeigt.

Member Access Rights

Um eine Einsichtsberechtigung eines Teilnehmers f√ľr diesen Ordner zu erteilen oder zu entziehen, setzen Sie in der Anzeigen Spalte ein H√§kchen an entsprechender Stelle f√ľr jeden Teilnehmer.

Um eine √Ąnderungsberechtigung eines Teilnehmers f√ľr diesen Ordner zu erteilen oder zu entziehen, setzen Sie in der Schreiben Spalte ein H√§kchen an entsprechender Stelle f√ľr jeden Teilnehmer.

Klicken Sie anschließend auf Aktualisieren, um die Einstellungen zu aktualisieren.

MultiSpace (PersonalSpace) Feature‚Äč

Die Qiata beinhaltet ab der Version 2.0 ein MultiSpace Feature. Mit MultiSpace erhalten Nutzer einen eigenen pers√∂nlichen Ort (PersonalSpace) zur Dateispeicherung, unabh√§ngig von Firmenrichtlinien und Auditierungen. PersonalSpace nutzt das WebDAV Interface und kann dadurch standardm√§√üig in vielen Betriebssystemen, Programmen und Anwendungen integriert werden. Zum Beispiel als Netzlaufwerk in Windows 10. Das bedeutet, dass Dateien auf allen Ger√§ten virtuell und synchron verf√ľgbar sind. Alle Dateien aus PersonalSpace k√∂nnen im Transferbereich verwendet werden, z.B. zur Nutzung in einem Transfer oder Team Transfer. Die Nutzung von MultiSpace Dateien im Transferbereich bringt einen Kopiervorgang innerhalb des Systems mit sich. Die ausgew√§hlten Dateien sind deshalb dupliziert und verwenden zus√§tzliches Kontingent. PersonalSpace ist nur f√ľr Nutzer verf√ľgbar, die vom Company Administrator eine entsprechende Berechtigung erteilt bekommen haben.

Achtung

Dies ist eine lizensierte Funktion. F√ľr die Aktivierung der Funktion wird ein Lizenzschl√ľssel ben√∂tigt. Mit diesem Lizenzschl√ľssel kann PersonalSpace von verschiedenen Orten aus verwendet werden. Die folgenden drei Beispiele beschreiben die Integration von PersonalSpace in ein Betriebssystem: MultiSpace kann zus√§tzlich √ľber den WebUI oder SDC genutzt werden.

PersonalSpace im WebUI nutzen‚Äč

WebUI MultiSpace section

√úber das MultiSpace Men√ľ-Item erhalten Sie jederzeit Zugang zu Ihren Dateien im PersonalSpace. Sie k√∂nnen diese √ľber den Button f√ľr die in einem Transfer ausgew√§hlten Items in einem Transfer oder TeamTransfer nutzen.

Transfer selected items

W√§hlen Sie einen oder mehrere Ordner aus, die Sie versenden m√∂chten. Markieren Sie hierf√ľr die gew√ľnschte Auswahl und erweitern Sie diese mit der STRG oder UMSCHALT Taste, um eine Mehrauswahl zu erstellen. Die Auswahl wird mit einem blauen Hintergrund hervorgehoben. Sobald Sie Ihre gew√ľnscht Auswahl markiert haben, k√∂nnen Sie alle Dateien und Ordner √ľber die im Transfer ausgew√§hlten Items versenden. Wenn n√∂tig, k√∂nnen Sie die selektierte Auswahl nach einem Klick auf die im Transfer ausgew√§hlten Items um√§ndern, indem Sie Dateien oder Ordner entfernen bzw. neue Dateien oder Ordner im Neu Men√ľ hinzuf√ľgen.

Achtung

Die Nutzung von MultiSpace Dateien f√ľhrt zu einem Kopiervorgang innerhalb des Systems. Dadurch werden die ausgew√§hlten Dateien dupliziert und verwenden zus√§tzliches Kontingent.

Transfer files

Sie k√∂nnen durch Nutzung der Durchsuchen oder Entfernen Buttons die Dateiauswahl erweitern bzw. verkleinern. F√ľllen Sie alle Pflichtfelder aus, um die Auswahl zu versenden. Ab diesem Punkt gelten alle Regeln und Richtlinien f√ľr alle ausgew√§hlten Dateien und Ordner.

WebUI informations

Unter Informationen f√ľr MultiSpace finden Sie alle notwendigen Einzelheiten f√ľr die Verbindung Ihres PersonalSpace mit anderen Anwendungen oder Betriebssystemen.

MultiSpace Pfad- Der MultiSpace Pfad besteht stets aus der standardm√§√üigen Qiata FQDN und die Erweiterung /space. Dies wird zur Verbindung √ľber den WebDAV ben√∂tigt.

Nutzername- Der Nutzername wird ebenfalls f√ľr die Authentifizierung ben√∂tigt.

Authentifikationstyp - Der Authentifikationstyp ist Zusammenfassung.

Change account details

Zugangsdaten f√ľr MultiSpace (anwendungsspezifisches Passwort) Ein zus√§tzliches Passwort wird f√ľr den Login-Vorgang im Multispace ben√∂tigt, wenn ein drittes Programm benutzt wird (z.B. Betriebssystem, App o.a.).

  1. Ihr Administrator hat die Berechtigung f√ľr einen automatischen E-Mail-Versand aktiviert. In diesem Fall werden Ihre Zugangsdaten automatische per E-Mail zugeschickt.
  2. Die Berechtigung wurde aktiviert, die Zugangsdaten f√ľr Ihr MultiSpace werden jedoch nicht automatisch per E-Mail versendet. Um Ihr Passwort f√ľr Ihren PersonalSpace zu erhalten, loggen Sie sich im Web Interface an und gehen Sie auf MultiSpace in der Men√ľleiste. Im Infobereich rechts finden Sie die notwendigen Details f√ľr den Zugang zu Ihrem PersonalSpace. Sie k√∂nnen ebenfalls Ihr Passwort durch die Nutzung der beiden Funktions-Buttons zur√ľcksetzen oder alternativ den Versand Ihrer Zugangsdaten per E-Mail manuell einleiten.

MultiSpace Login